采购只有合同和转账记录，凭证该怎么补

很多电商老板的个人卡流水里，一半是货款，一半是生活消费。等到做账时，能拿出来的只有合同照片和转账截图。这不足以支撑成本列支，因为缺少“货到了、用在经营上”的证据。

凭证要证明三件事

1. 交易真实：谁卖给谁、什么货、多少钱、什么时候；
2. 货物到位：物流单、签收单、入库记录；
3. 与经营相关：这批货对应哪个店铺、哪个类目、哪个销售期间。

合同证明第 1 项的一部分，转账记录证明付款，两者合起来仍缺第 2、3 项。

补救的四个动作

动作一：建供应商台账

把每个供应商的名称、统一社会信用代码（如有）、联系人、结算方式、历史采购期间列清楚。个体供应商没有开票能力的，要如实标注。

动作二：补业务链条资料

向供应商索取送货单、发货物流单，与自己的快递面单、入库记录对应；线上采购的，保留订单页与物流轨迹截图。

动作三：要求补开发票

能开票的供应商，尽量按实际交易补开。补开时要与原交易金额、时间对应，不要“凑金额”。

动作四：区分性质

把流水按用途分类：货款、运费、包装、推广、劳务、家庭消费。属于个人消费的部分，不能计入公司成本，应通过往来或分配处理。

关于税前扣除的判断

能否扣除，取决于业务真实性、凭证合规性和主体匹配度，不能一概而论。实务中常见三种结果：资料完整可扣除、资料部分缺失需说明、无法证明与经营相关则不得扣除。具体适用请以现行规定和主管机关口径为准，必要时咨询专业人士。

我们处理这类问题时，会先出一份《待补凭证清单》，按供应商和期间列出缺什么、找谁要、能不能补。电商财税合规服务里的凭证归集环节就是做这个。

一个容易忽略的点

采购集中在老板个人卡上时，公司账面会长期挂“其他应付款—股东”。这个科目越滚越大，既影响报表，也容易在检查时被追问。正确做法是建立备用金或借款台账，按月清理，而不是年底一次性冲平。

相关问答可以看常见问题里的“公司账户向股东个人转款”一条。